En los últimos meses, ha surgido una considerable incertidumbre entre empresas y autónomos en torno a las nuevas obligaciones de facturación. La superposición de normativas, plazos y requisitos técnicos ha generado un entorno confuso que es crucial aclarar. Como ya tuvimos ocasión de analizar en nuestro anterior artículo sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica, en este análisis vamos a desgranar las diferentes piezas de este puzle normativo para que puedas entender en qué afecta a las empresas y autónomos, cómo y, sobre todo, cuándo.
Facturación electrónica y Veri*Factu
Es fundamental diferenciar tres obligaciones distintas que, aunque relacionadas, responden a finalidades y calendarios diferentes:
- La obligación de los fabricantes de software de adaptar sus programas al sistema Veri*Factu.
- La obligación de las empresas y autónomos de utilizar exclusivamente software que cumpla con Veri*Factu.
- La obligación general de expedir facturas en formato electrónico en operaciones entre empresarios y profesionales (B2B).
1. El sistema Veri*Factu: el escudo antifraude de hacienda
El sistema Veri*Factu es una iniciativa del Ministerio de Hacienda a través de la Agencia Tributaria (AEAT) cuyo objetivo principal es la lucha contra el fraude fiscal. Entre sus propósitos, aparte de instaurar un mayor control automatizado, tiene el de acabar con el llamado «software de doble uso», programas que permiten alterar o eliminar facturas para ocultar ingresos.
Para ello, Veri*Factu establece una serie de requisitos técnicos que los sistemas informáticos de facturación deben cumplir para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
¿Cómo funciona un sistema Veri*Factu?
- Generación segura: cada factura se genera con un registro de seguridad que impide su modificación posterior.
- Comunicación con la AEAT: los sistemas deben permitir el envío de los registros de facturación a la Sede Electrónica de la AEAT, ya sea de forma automática e instantánea o de forma diferida.
- Código QR y verificación: cada factura emitida bajo este sistema incluirá un código QR que permitirá al receptor verificar su autenticidad directamente en la web de la AEAT, pero solo a las facturas emitidas por empresarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (SIF) para gestionar los procesos de facturación, y además, que dicho SIF sea utilizado para: a) admitir la entrada de información de facturación por cualquier medio; b) conservar la información de facturación ya sea en el propio sistema o por comunicación a un soporte exterior u otro sistema informático, sea de facturación o no; y c) que el SIF se use para producir otros resultados derivados, no solo facturar, esto es, por ejemplo y lo más común, para la contabilización de las facturas.
La primera fase de esta normativa ya se ha cumplido: desde el 29 de julio de 2025, los fabricantes y desarrolladores de software ya no pueden comercializar programas de facturación que no cumplan con estos requisitos si dicho sistema va a realizar las acciones antes citadas. De forma que las obligaciones derivadas de VeriFactu, incluido estampar un código QR en la factura, solo son exigibles si se cumplen estas premisas.
2. La obligación de usar Veri*Factu: ¿Cuándo afecta directamente?
Aquí es donde entra la segunda obligación, que afecta directamente a los destinatarios finales: empresas y autónomos. No basta con que el software exista; es obligatorio utilizarlo si se usa como se ha indicado. Los plazos para esta adaptación son claros y firmes:
- A partir del 1 de enero de 2026: Será obligatorio para todas las sociedades y personas jurídicas que tributen por el Impuesto sobre Sociedades.
- A partir del 1 de julio de 2026: Será obligatorio para el resto de contribuyentes, incluyendo a todos los autónomos y profesionales (personas físicas) que realicen actividades económicas y emitan facturas.
Esto significa que, a partir de estas fechas, cualquier programa que se utilice para facturar con el objeto y características indicados, incluso herramientas como, por ejemplo, hojas de cálculo de programas de ofimática si se usan para este fin, deberá estar adaptado a los requisitos de Veri*Factu. Si bien, no todas las empresas o autónomos estarían tampoco obligados, como por ejemplo, obligados tributarios incluidos en el SII (suministro inmediato de información), entidades exentas del impuesto sobre sociedades, exclusiones específicas determinadas por la AEAT para determinados empresarios o profesionales que indique, entre otros.
¿Qué opciones existen como empresario o autónomo de estar obligado?
Existen dos modalidades principales para cumplir con esta obligación:
- Sistemas Veri*Factu: la factura se envía automáticamente a la AEAT en el momento de su emisión. La custodia de los registros queda a cargo de Hacienda y el cliente puede verificar la factura online. Estas facturas llevarán la mención «Factura verificable en la Sede Electrónica de la AEAT» o «Veri*Factu».
- Sistemas NO Veri*Factu (pero conformes al reglamento): La factura no se envía en tiempo real a la AEAT. En este caso, el contribuyente es responsable de generar y custodiar un registro completo de todos los eventos de facturación. Esta opción implica un mayor esfuerzo de seguimiento por parte de Hacienda ya que no automatiza la recolección de datos en tiempo real y, generalmente, programas más costosos. Las facturas deben incluir un QR y los requisitos del reglamento.
Para facilitar esta transición, especialmente para microempresas y autónomos con un volumen reducido de facturación, la Agencia Tributaria ya ha puesto a disposición una aplicación de facturación gratuita en su Sede Electrónica, que cumple con todos los requisitos de Veri*Factu.
3. La factura electrónica obligatoria (Ley «Crea y Crece»): Veri*Factu ≠ factura electrónica
Aquí reside la principal fuente de confusión. La obligación de expedir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales (B2B) no proviene de la normativa antifraude de Hacienda, sino de la Ley 18/2022, conocida como «Ley Crea y Crece», impulsada por el Ministerio de Asuntos Económicos.
El objetivo de esta ley no es la lucha contra el fraude fiscal, sino la lucha contra la morosidad comercial. Al estandarizar la facturación electrónica, se busca mejorar la trazabilidad de los pagos y reducir los plazos.
¿Por qué sus plazos son inciertos?
La propia «Ley Crea y Crece» supedita su entrada en vigor a la aprobación de un desarrollo reglamentario que detalle los requisitos técnicos, la interoperabilidad de las plataformas y el funcionamiento de la solución pública de facturación y que debía aprobarse en los seis meses siguientes a su entrada en vigor. A día de hoy, tras tres años de la entrada en vigor de la Ley, este reglamento todavía no ha sido aprobado, pero, además, han de aprobarse normas con rango de Ley derivado de la legislación comunitaria sobre el IVA y protección de datos de carácter personal en el intercambio de información de las facturas que tampoco se han aprobado aún.
El proceso lleva mucho retraso. Tras un primer borrador en 2023, se han introducido modificaciones para alinearlo con la normativa Veri*Factu y las directivas europeas de aplicación, lo que ha llevado a la apertura de un nuevo trámite de audiencia pública que finalizó en abril de 2025. Aún quedan pendientes informes preceptivos antes de su aprobación definitiva por el Gobierno.
Una vez se apruebe y publique dicho desarrollo reglamentario (y la posterior orden ministerial que lo concrete), los plazos de obligatoriedad serán:
- Un año después para empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
- Dos años después para el resto de empresas y profesionales.
Por tanto, y esta es la conclusión más importante, no hay un plazo cierto para la entrada en vigor de la obligación general de facturar electrónicamente. Las estimaciones más optimistas, si el reglamento y leyes se aprobaran a finales de 2025, situarían la obligación para la mayoría de los autónomos y pymes no antes del inicio de 2027.
Conclusiones y pasos a seguir
Para evitar confusiones, es necesario tener claras las siguientes ideas:
- La obligación más inmediata es la de Veri*Factu. Empresas y autónomos obligados han de asegurarse de que su sistema de facturación cumplirá con los requisitos antes del 1 de enero de 2026 (en el caso de sociedades) o del 1 de julio de 2026 (en el caso de autónomos). Ha de contactarse con el respectivo proveedor del software usado para la facturación para confirmar que cuenta con las adaptaciones necesarias.
- La obligación de facturar electrónicamente en todas las operaciones B2B (entre empresas y autónomos) derivadas de la Ley «Crea y Crece» es una obligación distinta y futura. Su entrada en vigor depende de un desarrollo legislativo y reglamentario aún pendiente, que no evita que el sistema de facturación haya de cumplir Veri*Factu como se ha indicado si se trata de un sistema de facturación que deba contemplarlo, o se trate de aquellos empresarios o autónomos obligados a ello.
- Existen soluciones gratuitas. La aplicación de la AEAT es una alternativa viable para cumplir con Veri*Factu si el volumen de facturación es bajo y no se cuenta con un software de pago.
La coexistencia de estas normativas pone de manifiesto una manifiesta descoordinación administrativa que genera una lógica inseguridad jurídica. Es muy importante determinar si se está entre los empresarios o profesionales autónomos obligados a usar un SIF, así como revisar para ello también los sistemas actuales de facturación y planificar con antelación la adaptación a Veri*Factu, que es la obligación de obligado cumplimiento con fechas ya establecidas, para evitar sanciones que pueden ser cuantiosas.
Desde Sánchez Garrido Abogados y Asesores, seguiremos atentos a la evolución de estos reglamentos. Si tienes cualquier duda sobre cómo te afectan estas normativas o necesitas asesoramiento para adaptar tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Abogado / Socio
