Es de sobra conocido la, cada vez más frecuente y numerosa, relación de actuaciones y trámites que han de realizarse por medios electrónicos. Desde hace dos décadas, aproximadamente, venimos asistiendo al alumbramiento de muy distinta normativa tendente a procurar y facilitar primero, y obligar después, a que los distintos trámites y actos entre la administración y los ciudadanos, y principalmente, con las empresas, trabajadores autónomos y profesionales, sean realizados mediante la utilización de medios electrónicos y telemáticos.
Leyes como las de procedimiento administrativo, procesales y de contratación administrativa obligan directamente a estos colectivos a que las relaciones con la administración se produzcan por medios electrónicos. En particular, en materia de contratación pública, ya desde 2015 se impuso la obligatoriedad de facturación electrónica de las empresas por las obras y servicios prestados a la Administración, en orden a cumplir el objetivo del papel cero en la Administración, junto con otras medidas como el expediente electrónico y demás que han de coadyuvar a alcanzar dicho propósito.
En este sentido, las empresas han de prepararse sin dilación por cuanto, de manera definitiva, van a tener que cesar en el habitual sistema de facturación en papel para pasar a expedir y gestionar estos documentos en formato electrónico. Esta es una de las consecuencias de la publicación de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley “Crea y Crece”, el pasado 29 de septiembre de 2022, que establece la facturación electrónica como el único sistema que podrá emplearse en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
La factura electrónica
Se puede definir como factura electrónica aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el reglamento de facturación, y que ha sido expedida y recibida en formato electrónico (documentos pdf., doc., xlm…), que sustituye al documento emitido en papel, y conserva el mismo valor legal que esta, siempre que cumpla con las condiciones de seguridad que le otorgan los sistemas de firma electrónica.
Al igual que cualquier factura en papel, la factura electrónica deberá incluir el concepto por la operación que se ha realizado, el importe o precio, el tipo impositivo que se debe aplicar a cada concepto, y la correspondiente cuota tributaria; la fecha en la que se realiza la operación, la numeración/serie, la fecha de expedición, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa del expedidor de la factura y del destinatario, junto con el número de identificación fiscal y el domicilio, tanto de quien expide la factura, como de quien la recibe.
Aunque aún no se ha producido la publicación del reglamento técnico que regulará el nuevo sistema de facturación electrónica, para lo que la ley 18/2022 daba a la Administración un plazo de 6 meses desde su aprobación (septiembre de 2022), los principales aspectos a tener en cuenta por empresas y autónomos son:
- El destinatario debe haber dado su consentimiento a su expedición, y debe poder permitirse garantizar al obligado a su expedición, desde la fecha de expedición y durante todo el período de conservación:
- La autenticidad de su origen, garantizando la identidad del obligado a expedir y del emisor de la factura.
- La integridad de su contenido, garantizando que el mismo no ha sido modificado.
- Su legibilidad.
- Obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
- Proporcionar información sobre los estados de las facturas.
- Garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita entre las soluciones o plataformas tecnológicas de facturación.
- Los receptores de facturas electrónicas no podrán obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.
- Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años para los destinatarios. Cuando los destinatarios hayan dejado de ser clientes o haber mantenido relaciones comerciales con las empresas emisoras, se deberá poderse acceder a ellas durante los 3 años posteriores a la finalización de los contratos.
- Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
Para ello, se puede contar con un programa informático, o bien, contratar los servicios de un prestador de servicios de facturación electrónica, usando la plataforma que al efecto posea.
Quiénes están obligados a implementar el sistema de facturación electrónica
El nuevo sistema de facturación electrónica será de obligatoria implantación para toda España a excepción de País Vasco, Navarra, Canarias, Ceuta y Melilla. Las empresas que ya están acogidas al Sistema de Suministro Inmediato de la Información (SII), ya cumplen en la práctica casi todos los requisitos de la nueva reglamentación.
Será obligatorio para todas las empresas y autónomos para todas las relaciones comerciales que mantengan entre sí. Además, en las relaciones comerciales con particulares, con independencia de su volumen de facturación o número de empleados, las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica, deberán expedir y remitir facturas electrónicas a aquellos que han aceptado recibirlas o lo hayan solicitado expresamente (entre otras, las que dedican su actividad a comunicaciones electrónicas a consumidores; servicios financieros destinados a consumidores; servicios de suministros a consumidores finales de agua, gas y electricidad; agencias de viajes; transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, marítimo o aéreo; y actividades de comercio al por menor).
No obstante, las agencias de viaje, los servicios de transporte y las actividades de comercio al por menor solo deben utilizar esta forma de facturación con un cliente particular cuando la contratación se haya llevado a cabo por medios electrónicos.
Plazos a tener en cuenta en el sistema de facturación electrónica
El próximo mes de marzo finaliza el período de 6 meses desde la publicación de la ley para que las administraciones implicadas publiquen el reglamento con los requerimientos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica. Una vez publicadas las especificaciones que se contengan en el citado reglamento, las empresas contarán con distintos plazos de implementación en función de su volumen de facturación:
- Para las empresas cuya facturación anual supere los 8 millones de euros, el plazo de implementación es de 1 año una vez aprobado el reglamento técnico (previsiblemente, marzo/abril de 2024, si se cumple el plazo de publicación del reglamento).
- Para el resto de las empresas, cuya facturación sea inferior a los 8 millones de euros, el plazo de implementación se amplía a los 2 años tras la aprobación del reglamento técnico (previsiblemente, marzo/abril de 2025, si se cumple el plazo de publicación del reglamento).
Programas de facturación
Para saber si un programa o plataforma de facturación cumple con las determinaciones reglamentadas por la Administración, habrá que comprobar que cuenten con una declaración responsable que así lo acredite.
La Agencia Tributaria, parece ser que pondrá a disposición de los obligados su propio programa de facturación, conectado directamente con la propia Agencia Tributaria. De forma que, cada vez que se emita una factura, será comunicada al instante. Los programas de facturación comercializados por personas privadas también podrán contar con esta conexión a la Agencia Tributaria, si así lo desean, debiendo llevar para ello el sello “Sistemas VeriFactu”.
Miguel Marcos-Alberca Moreno
Abogado socio
